Проектная документация является важным элементом управления проектами. Документация проекта представляет собой набор документов, в которых подробно описываются этапы планирования, выполнения и закрытия проекта. Она включает все записи и отчеты, созданные в течение жизненного цикла проекта, которые должны надлежащим образом и своевременно поддерживаться для справки и анализа эффективности проекта. Также при разработке документации необходимо проведение экспертизы проектной документации на предмет соответствия всех норм и правил.
Назначение документации
- Документация проекта начинается с момента создания проекта. В начале документация будет включать документы планирования проекта, такие как технико-экономическое обоснование и устав проекта. Устав проекта описывает цели и задачи проекта, объем проекта и необходимые ресурсы. Эти документы закладывают основу для проекта и служат руководством для проектной группы.
- На этапе выполнения проекта документация играет важную роль в успехе проекта. Документация по проекту, созданная на этом этапе, включает, среди прочего, отчеты о ходе выполнения, запросы на изменение содержания, протоколы собраний и планы проекта. Эти документы позволяют руководителю проекта отслеживать прогресс и измерять эффективность проекта в сравнении с целями проекта и ключевыми показателями эффективности.
- Документация, созданная на этапе выполнения проекта, должна регулярно пересматриваться и обновляться. Любые изменения в объеме проекта, графике или бюджете должны быть должным образом задокументированы. Надлежащая документация гарантирует, что заинтересованные стороны будут осведомлены о любых изменениях, внесенных в проект, и их влиянии на результаты проекта. Это также обеспечит исчерпывающую запись проекта, которая может быть полезна для будущих справок или аудитов.
- Документация проекта должна быть организована и легкодоступна для членов команды проекта и заинтересованных сторон. Для хранения документации проекта и обеспечения легкого доступа к ней для всех вовлеченных сторон следует использовать онлайн-инструмент управления проектами или систему управления документами. Это гарантирует, что члены команды имеют доступ к последней версии проектной документации, и нет расхождений.
- Важность проектной документации сохраняется даже после завершения проекта. Окончательная проектная документация должна включать проектный отчет, в котором обобщаются цели проекта, объем, результаты и результаты. Отчет также должен включать любые уроки, извлеченные в ходе проекта, с подробным описанием того, что сработало, что не сработало и какие изменения можно внести в будущие проекты.